Como administrar o tempo no trabalho: dicas e técnicas práticas

Você irá aprender no artigo:

• Relação do tempo com a alta produtividade
• Como nos relacionamos com o tempo
• Dicas para organizar o tempo no trabalho
• Técnicas para nunca mais atrasar a entrega de suas tarefas
• Usando a tecnologia para administrar o tempo no trabalho
• Conclusão

Chegar no trabalho e se perder no meio de tantos e-mails para responder e uma quantidade absurda de pendências que não foram finalizadas no dia anterior. Se identificou com essa realidade? Então o artigo de hoje foi feito para você!

Saber como administrar o tempo de forma eficiente se tornou um dos maiores desafios dos profissionais atuais. Muitos sentem tanta dificuldade para gerenciar suas demandas diárias que acabam levando atividades que deveriam ser feitas no trabalho para casa, realidade que tem se tornado cada vez mais comum.

O maior problema é que muitas empresas não conhecem (ou não utilizam) as boas práticas da gestão do tempo para auxiliar seus colaboradores nesse processo. Dessa forma, acabam prejudicando o rendimento da equipe e tornando pequenas tarefas mais complicadas do que realmente são.

Para que sua equipe saiba como organizar melhor um dia de trabalho, a figura do líder se torna fundamental. É ele que irá aconselhar mudanças de hábitos prejudiciais e fazer investimentos indispensáveis, como treinamentos corporativos e ferramentas de gestão de tempo.

Continue lendo o artigo e aprenda várias dicas práticas para gerenciar o seu tempo e otimizar a relação com suas atividades diárias.

Boa leitura!

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Relação do tempo com a produtividade

Para melhorar a forma como você gerencia seu tempo, antes precisamos esclarecer duas coisas:

• O que é ser produtivo? 
• O que é administração do tempo? 

Muitas pessoas acreditam que ser produtivo é estar sempre ocupado com várias atividades. Mas esse pensamento apenas prejudica a organização pessoal e gestão do tempo. Por isso, nunca se esqueça:

A produtividade nada mais é do que aproveitar os recursos disponíveis para alcançar determinado objetivo. E isso não tem nada a ver com se manter 100% ocupado durante o dia, o importante é fazer um planejamento inteligente do seu tempo.

E esse planejamento inteligente também depende da desmitificação de algo muito comum na forma como os profissionais administram o tempo no trabalho: muitos lidam com marcações no relógio, e não com experiência.

Como disse a Ph.D. em filosofia com foco em planejamento de carreira, Dulce Magalhães:

Tempo não é o espaço de marcação do relógio. O tempo é a forma como você usa este espaço. Todos vivemos situações em que tivemos a sensação de que as horas passaram muito rápido e outras muito devagar. Portanto, tempo não é medida, mas sim, a experiência.

Compreender a sua rotina e refletir sobre os pontos que precisam ser melhorados é o primeiro passo para definir quais práticas podem te ajudar na gestão do tempo e produtividade (dois conceitos que devem sempre andar lado a lado).

A administração do tempo voltada para a alta produtividade é um ciclo de melhoria contínua, seja de processos ou hábitos.

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Como nos relacionamos com o tempo

Quando falamos em tempo, estamos nos referindo a uma unidade absolutamente impalpável e abstrata. Além de ser algo explicável pelas leis da física ou filosofia, podemos entendê-lo também como algo construído e desenvolvido socialmente ao longo dos séculos.

Cada sociedade tinha sua crença sobre a importância do tempo. Por exemplo, os gregos tinham uma concepção do tempo como algo cíclico e que se renovava continuamente. Por outro lado, os romanos acreditavam que a passagem do tempo era linear e apenas desgastava a nobreza de seus antepassados.

Na modernidade, o tempo se tornou o retrato da evolução e progresso da humanidade. O avanço tecnológico contribuiu para a aceleração dos processos, transformando esse conceito abstrato em um dos maiores objetos de desejo do homem na atualidade.

Algo que antes era usado para celebrar acontecimentos da natureza ou festas religiosas, hoje se transformou em uma importante moeda de troca entre trabalhador e empresa. Trocamos nosso conhecimento e esforço diário por um bom salário, benefícios, qualidade de vida profissional, reconhecimento e etc.

No Brasil, gerenciamos o tempo de forma mais flexível e fluída. Não temos aquela rigidez cultivada na Inglaterra, por exemplo. Nossa marcação temporal é feita por meio de festas (carnaval, natal, páscoa e etc), a chegada do fim de semana, as férias ou qualquer outro evento que seja relevante e positivo em determinado momento.

Além disso, ainda ficamos presos à realização de muitas atividades ao mesmo tempo durante o trabalho ou em casa. Segundo uma pesquisa realizada pelo Ibope Inteligência, cerca de 22% dos brasileiros praticam a multitarefa em seu dia a dia

Muitos especialistas acreditam que essa é uma das explicações do porquê muitos brasileiros não compreendem como administrar o tempo e as demandas no trabalho de forma que a alta produtividade seja alcançada. Por isso é importante conhecer diversas técnicas e dicas de como administrar o tempo com foco na melhoria do desempenho.

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Dicas para organizar o tempo no trabalho

Conheça algumas dicas de um dos maiores especialistas mundiais em aumento do desempenho no trabalho, Jason Womack. Ele mostra como pode ser simples gerir o tempo de forma mais sábia, apenas com pequenas mudanças comportamentais.

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1 – Planeje o seu dia com antecedência

É comum encontrarmos pessoas que iniciam o expediente sem saberem quais são as demandas principais do dia. Este é um hábito extremamente negativo quando o assunto é gestão do tempo.

Afinal, como podemos administrar o tempo e alcançar resultados relevantes se não conhecemos nossas prioridades?

Reserve alguns minutos do seu dia para planejar todas as atividades que deverão ser realizadas no dia ou semana. Você pode criar uma lista de tarefas ou usar uma ferramenta online para organizar os seus afazeres por prioridade, por exemplo. Esse processo simples garante que as suas atividades sejam cumpridas rapidamente e com maior eficiência.

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2 – Siga a regra dos 15 minutos

Jason adaptou a Técnica Pomodoro para uma versão mais curta, substituindo os 25 minutos tradicionais destinados à produção das tarefas para apenas 15 minutos. Segundo o especialista, esse método ajuda na melhor organização do tempo e manutenção da concentração.

Ambos os métodos funcionam seguindo a ideia de dividir a produção de uma tarefa mais complexa em diversos blocos menores (15 ou 25 minutos) até ela ser completamente concluída, intercalando sempre alguns minutos para descanso.

Mas independentemente do método escolhido, o ideal é que ele se encaixe nas singularidades de cada tarefa e profissional. Por isso é essencial adaptar cada técnica às suas necessidades individuais.

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3 – Organize seu dia e ambiente de trabalho

A organização pessoal é fundamental para a melhor administração do tempo. Ela minimiza o desperdício desse importante recurso, otimizando nossa relação com os processos de trabalho e nos aproximando da alta performance.

O primeiro passo para ser mais organizado em sua empresa é construir sua estação de trabalho com foco na produtividade. O ambiente profissional precisa oferecer as condições ideias para o alcance de bons resultados, sem distrações ou ruídos prejudiciais.

Por exemplo, quanto tempo você levaria para encontrar determinado documento em um arquivo organizado por ordem alfabética? Com certeza, levaria apenas alguns minutos. Caso contrário, seria bastante complicado e demorado.

Além do espaço físico, os compromissos da semana também precisam estar organizados. Isso auxilia no planejamento das tarefas e evita conflitos de horários. Uma dica é substituir a velha agenda de papel por aplicativos online, evitando a perda de informações e possibilitando que elas sejam acessadas de qualquer lugar do mundo.

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4 – Deixe as tarefas mais simples para o final

É notável que ao final do dia estamos mais cansados e menos concentrados. Por isso, uma dica é deixar as tarefas simples e rápidas para esse período e priorizar aquelas mais complexas no início do expediente.

Um conselho de Womack é organizar essas tarefas em verbos. Por exemplo, em sua lista de afazeres podem entrar atividades de programação, avaliação ou implementação. Isso é um recurso eficaz para reduzir qualquer sensação de sobrecarga de demandas.

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5 – Crie respostas automáticas

Elaborar algumas respostas automáticas para aqueles e-mails ou dúvidas mais comuns é uma excelente dica para economizar tempo e reduzir os custos invisíveis de algumas demandas, como atendimento ao cliente. Você pode criar atalhos no teclado ou apenas salvar as mensagens em um local de fácil acesso.

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6 – Finalize as suas tarefas

É importante ter disciplina e dedicação para cumprir suas demandas diárias sem atrasos. O ideal é que a sua lista de tarefas fique vazia ao final do dia, dessa forma não será preciso correr para finalizar uma atividade ou levá-la para casa.

Mas aí que está o problema central de todo nosso artigo: como posso fazer isso? Existem algumas técnicas que os gestores e líderes podem utilizar para incentivar essa finalização das tarefas no prazo determinado, evitando atrasos e estresse. Veja algumas delas nos próximos tópicos.

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Técnicas para nunca mais atrasar a entrega de suas tarefas

#1 Autogestão

Uma das melhores formas de melhorar a administração do tempo é ter plena autonomia para isso. Falo isso porque muitas empresas possuem regras rígidas em relação aos processos de trabalho, reduzindo as chances de os colaboradores desenvolverem as próprias habilidades de gestão do tempo.

É nesse contexto que a autogestão entra em cena, colocando cada funcionário no centro de seu sucesso. Ela acredita que todos possuem a capacidade de desenvolver e administrar suas tarefas sem a necessidade de interferências constantes dos gestores, auxiliando na construção de alguns sentimentos essenciais:

• Comprometimento
• Responsabilidade
• Motivação
• Engajamento
• Produtividade

Os seus funcionários se sentirão empolgados com a ideia de poder administrar as tarefas conforme suas necessidades individuais. Mas para isso, se torna fundamental observar o desempenho e o progresso da equipe por meio dos KPIs (Key Performance Indicator).

É através dos KPIs que você saberá se sua equipe se adaptou bem à autogestão ou precisa de um treinamento para melhorar o gerenciamento do tempo. Mas quais acompanhar? Existem vários tipos de indicadores de desempenho, neste artigo eu selecionei alguns deles (os mais essenciais).

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#2 Gamificação

Uma forma de melhorar a motivação no trabalho e o aproveitamento do tempo é tornando o processo menos monótono e tedioso. E com esse intuito, muitos especialistas recomendam o uso de uma técnica denominada gamificação (que falamos bastante em vários de nossos artigos).

Como você deve imaginar, ela envolve a aplicação de técnicas comuns aos jogos no ambiente de trabalho. Seria a premiação pelo bom desempenho mensal/semanal, o acúmulo de pontos na medida em que as tarefas são concluídas ou um ranking com os funcionários mais produtivos do mês.

Gamificação e autogestão funcionam como uma dupla imbatível no gerenciamento do tempo. Uma complementa a outra, sendo que a gamificação manterá os funcionários engajados no processo da autogestão e busca por melhores resultados (visto que serão reconhecidos futuramente).

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#3 Getting Things Done

O Getting Things Done ou GTD é uma técnica que dá nome ao livro de David Allen, principal desenvolvedor do método. O principal objetivo dela é focar a atenção naquilo que realmente importa, evitando a distração e perca da concentração.

Existem muitas vertentes do GTD, sendo que muitos autores evidenciam a priorização de tarefas. Mas Allen foca em algo mais interessante: a criação de listas de tarefas específicas a um contexto. Por exemplo, uma lista para as atividades feitas no escritório e outra para aquelas feitas presencialmente – como reunião com cliente.

Para isso, deve-se seguir 5 passos descritos no site (em inglês):

• Capturar

Quando entramos no site do autor, a primeira frase que vemos é: nossa mente foi feita para ter ideias, não somente armazená-las.

Esse primeiro passo está relacionado exatamente a essa citação de Allen. Você deve coletar todas suas ideias e tudo que chamar sua atenção, registrando as informações em bloco de notas, agendas ou aplicativos (como o Wunderlist ou Evernote).

Dessa forma, você tira da cabeça tudo aquilo que está te preocupando e pode focar em outras tarefas. Mas precisa anotar tudo? Não. Eu, por exemplo, anoto somente aquilo que não posso esquecer de jeito nenhum.

• Esclarecer

Essa fase está relacionada à análise dos itens capturados anteriormente. É quando olhamos todos os itens anotados para esclarecer se tal questão demanda ou não uma ação. O fluxograma abaixo explica o que fazer para cada tipo de reação:

Esse é o momento que você decidirá quais atividades podem ser finalizadas imediatamente, não demandam uma ação imediata, devem ser arquivadas ou podem ser descartadas.

• Organizar

Depois de esclarecer suas ideias e tarefas, agora é o momento de organizá-las. Pegue cada uma e separe em listas e pastas específicas. Essa atividade talvez será realizada? Ela está aguardando uma resposta ou partindo para os próximos passos de execução? Separe tudo e crie pastas/listas diferenciadas para cada ação que irá tomar.

• Refletir

Esse é o momento em que você irá fazer uma revisão das suas atividades e ideias. Esse processo deve ser constante, evitando assim que perca a noção do que realmente precisa ser colocado como prioridade. O passo da reflexão pode ser feito diariamente ou semanalmente, conforme suas necessidades.

• Engajar

E, finalmente, chegamos ao passo de executar suas atividades. Seguindo todas as fases anteriores, as chances de realizar algo que realmente seja prioridade aumentam muito. Sua administração do tempo será mais eficiente, evitando o desperdício com demandas desnecessárias ou que poderiam ser feitas em 2 minutos.

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Usando a tecnologia para administrar o tempo no trabalho

Todas essas técnicas que falei precisam ser usadas em conjunto para produzir bons resultados rapidamente. Eu gosto bastante de usar ferramentas de gestão do tempo que tenham recursos de gamificação, autogestão e priorização de tarefas integrados.

Na Salpinx usamos nossa própria plataforma de gerenciamento do tempo e projetos. Dessa forma, conseguimos administrar nossas tarefas sem precisar que os gestores nos digam o que precisa ser feito.

Por meio de um aplicativo instalado no computador, eu consigo observar se estou utilizando meu tempo com atividades mais produtivas ou improdutivas. Além disso, todas as dispersões e interrupções que fiz ao longo do dia são apresentadas em um gráfico de desempenho interativo.

Dessa forma, vou aprendendo a administrar meu tempo no trabalho com os “tropeços” do dia a dia. Se vejo que determinada ação está prejudicando minha performance ao final do dia, logo sei que ela precisa ser evitada.

Painel do colaborador com informações para autogestão

E o que seria mais importante na administração do tempo do que aprender com os próprios erros? Por isso falei no início do artigo sobre a importância da autogestão e empoderamento nas organizações.

Lembra da frase falando que o tempo é sobre experiências? Os seus colaboradores precisam experimentar e criar as próprias estratégias de gerenciamento do tempo, somente assim poderão melhorar seus processos de forma eficiente.

E usar ferramentas que possibilitam essa autonomia e ainda dão ao gestor a possibilidade de acompanhar os indicadores da equipe em tempo real é uma ótima alternativa.

Se a sua empresa bloqueia o acesso à internet, essa ação não será mais necessária – já que o próprio colaborador saberá dizer que tal atividade prejudica seu desempenho e o fará perder pontos ao final do mês (no caso da gamificação).

Conclusão

Saber como administrar o tempo no trabalho é indispensável para obter resultados de qualidade e alcançar o alto desempenho. Mas essa é uma tarefa que requer certa reflexão sobre os obstáculos e como vencê-los eficientemente.

Quer se tornar um expert em gerenciamento do tempo e se destacar na sua empresa? Leia esse artigo e saiba como o Salpinx pode te ajudar a se tornar mais produtivo e organizado com suas funcionalidades completas e exclusivas no mercado.

Até mais!