Escrever uma lista de tarefas é uma das maneiras mais úteis para lembrar e priorizar seus afazeres num dia, semana ou até mesmo no mês. Mas, o que a maioria não sabe, é que a sua eficácia depende de como você a escreve. Eu sei porque já escrevi diversas, algumas listas foram MUITO úteis e outras apenas perda de tempo.
É fácil se perder entre as tarefas, subitens e lembretes de todas as mil coisas que fazemos durante o dia. Um dos maiores erros em meio a correria é não se concentrar em prioridades. Assim, não faça uma lista de itens gigantesca que não serão cumpridos.
Neste artigo nós vamos te ensinar algumas técnicas e ferramentas que se encaixam nos dois cenários.
Veja abaixo tudo que abordaremos:
O segredo da lista de tarefas: comece com um método!
O primeiro passo para fazer sua lista de tarefas é escolher um método que se encaixe nas suas necessidades e em seu estilo de vida. Por exemplo, se você está sempre na correria o mais indicado pode ser substituir as listas escritas por aplicativos online.
Eu vou te ensinar algumas técnicas e ferramentas que se encaixam nos dois cenários: os amantes da tecnologia e aquelas pessoas que não abandonam a boa e velha lista escrita à mão.
Para quem gosta de escrever
O Bullet Journal é um método para quem gosta de escrever, levando a sua lista de tarefas para um outro nível de organização. Ele lhe permite:
- Dividir e organizar afazeres por tipos;
- Mesclar tarefas entre pessoais e profissionais;
- Manter o controle de eventos e ideias;
- Descobrir quais as tarefas você deve abandonar completamente.
A melhor parte do método é que ele pode se adaptar às suas necessidades. Ele pode ser usado num moleskine ou – o mais indicado – em um caderno quadriculado como o da figura abaixo.
Para começar, cada item deve ser marcado com um identificador diferente conforme seu objetivo. Isso te ajudará a identificar rapidamente a categoria em que cada atividade se encaixa.
Por exemplo, realizar uma ação pode ser identificado com um marcador simples em forma de bolinha e os eventos com um triângulo. Veja um modelo de lista de tarefas construído com essa ideia dos marcadores:
Símbolos extras ajudam a categorizar ainda mais cada item da lista – por exemplo, um asterisco ao lado de um item significa que ele é uma prioridade.
Crie um índice para cada novo marcador e sempre coloque a data antes das tarefas para você não se perder no tempo.
Ao terminar um item, faça um “X” em cima do marcador ou do título da tarefa para indicar que ela foi cumprida. No dia seguinte, veja as que você conseguiu completar e reorganize o seu dia.
Esse sistema de marcador customizável (criar índices e organizadores) é uma forma de registro em diário detalhado que leva algum tempo para se acostumar, mas é uma maneira altamente eficiente de registrar todas as tarefas do seu dia, eventos e ideias.
Com ele você conseguirá planejar cada dia e identificar como está distribuindo seu tempo de forma mais detalhada. E nunca esqueça de tirar um momento para analisar se está conseguindo se adaptar ao método.
Para os amantes da tecnologia
Aos adeptos da tecnologia, utilizar um aplicativo no celular é sempre mais prático e fácil por sempre estar ao alcance de nossas mãos. Em qualquer lugar conseguimos adicionar novas tarefas e receber lembretes de compromissos e demandas.
Outro benefício da tecnologia na organização de tarefas está na interatividade aliada com a possibilidade de integração com outras ferramentas.
Eu, por exemplo, sou da turma da tecnologia e utilizo lista de tarefas online para manter minha agenda e demandas sempre em ordem. Tenho usado bastante o Google Keep e o Wunderlist.
Já me aventurei por muitos aplicativos e tenho gostado bastante desses dois. Eu trouxe algumas recomendações que usei (ou me recomendaram) que também são bem interessantes.
5 aplicativos para fazer listas de tarefas online
1 – Wunderlist
O Wunderlist leva a simplicidade para outro nível. Seu visual simples e intuitivo facilita imensamente a criação de listas de tarefas, possuindo a funcionalidade de separar cada uma por semana, dia ou categoria – trabalho, faculdade, casa e etc.
Imagem: Uwe Johnen
Ele também possui um sistema de lembrete efetivo e está disponível para quase todas as plataformas. Além disso, a maior parte de suas funcionalidades podem ser acessadas gratuitamente.
Você pode usar o Wunderlist na versão online, no aplicativo para dispositivos móveis (celular/tablet), na extensão para Google Chrome. Todas estão disponíveis para download gratuito no site oficial da ferramenta.
2 - Google Keep
O Google Keep é um pouco mais diversificado, permitindo criar listas e notas (texto e/ou imagem). Ele sincroniza automaticamente as atualizações entre diferentes dispositivos e a versão web.
Reprodução Google Keep
Todas as informações são armazenadas em pequenos post-its coloridos. Uma dica é escolher uma cor para cada categoria e usar as tags como marcadores, facilitando assim a identificação dos objetivos.
Ele também tem lembretes bem eficazes que são ativados por hora, dia da semana e até mesmo por local. Dessa forma, você consegue administrar melhor suas demandas e não esquecer de nenhuma.
3 – Salpinx
O Salpinx é um gerenciador de tarefas e projetos voltado para equipes de pequenas, médias e grandes empresas. Ele permite que o gestor ou até mesmo o próprio colaborador cadastrem as demandas de forma simples, separando-as por projeto e prioridade.
Painel de acompanhamento do progresso das tarefas
Ele também possui um time tracking que funciona como um cronômetro, acompanhando quanto tempo você gastou para concluir determinada tarefa. Isso é bem interessante para aprimorarmos nossa administração do tempo.
Além disso, o Salpinx permite que as equipes de trabalho compartilhem arquivos entre si e conversem por meio de um chat. Ele também tem um sistema de lembretes que te informa quando uma tarefa for alterada pelo gestor ou estiver perto do prazo final.
4 – Todoist
Esse aplicativo para organizar tarefas se destaca por estar presente em uma grande quantidade de plataformas, como iOS e Firefox. Além disso, também permite a sincronização entre diferentes dispositivos e integrações com outras plataformas.
Imagem: Softwsp
O aplicativo permite a organização das tarefas em categorias, adição de subtarefas e o acesso online ou offline. Também é possível compartilhar sua lista com outras pessoas e receber notificações quando houver alterações nas tarefas.
A desvantagem é que o Todoist possui algumas funcionalidades básicas - como lembretes e etiquetas – apenas para a versão premium. Mas vale testar a versão gratuita, que atende bem na organização de tarefas pessoais.
5 – Habitica
Essa ferramenta é simplesmente sensacional, principalmente se você tem dificuldade para concluir sua lista de tarefas. Usando a ideia da gamificação, ela transforma seus afazeres em um jogo de RPG.
Reprodução doisbits
Na medida em que vai concluindo suas tarefas, seu personagem ganha força e avança nos níveis do aplicativo. Mas se deixar de cumprir alguma, perde vidas e pode até morrer se não for consistente nas conclusões.
A dinâmica do aplicativo é bem útil para organizar as tarefas pessoais, do trabalho ou de estudos. Vale muito a pena testar em diferentes contextos e ver como ela funciona melhor para você.
Para testar o Habitica, clique neste link.
Como fazer uma lista de tarefas produtiva?
Agora que você já escolheu seu método, podemos avançar mais um pouco e otimizar seu tempo. Existem muitas boas práticas na criação de listas de tarefas que facilitam demais a organização e acompanhamento da sua rotina.
Selecionei algumas dicas que considero indispensáveis na hora de fazer uma lista de afazeres, seja pessoal ou profissional. Todas as estratégias a seguir cabem tanto para quem escreve, quanto para quem for utilizar um app.
#01 Quebre em tarefas menores
Eu sempre evito escrever tarefas de forma vaga. É aconselhável que se crie uma tarefa principal para depois dividir tudo em pequenos itens.
Por exemplo, ao criar um item como “Organizar meu dinheiro” você poderia escrever “Organizar ganhos e gastos pessoais”. No esboço você pode listar subitens como “Registrar os gastos diários e mensais”, “Levantar o ganho total mensal”, e assim por diante até que você tenha toda a lista de itens para concluir a tarefa final.
É menos intimidante e mais fácil começar quando você vê tarefas menores em vez de projetos gigantes. E você estará menos inclinado a procrastinar se você tem uma lista de itens que são mais fáceis de concluir.
#02 Organize sua lista de tarefas por importância e urgência
Aqui mora o grande segredo: nem todas as tarefas são iguais em importância. Parece óbvio, mas é neste item que a grande maioria das pessoas se perdem.
Para você se organizar melhor tente utilizar o conceito do Steven Covey, a Matriz de Prioridades. Ela é bem simples de fazer e você precisa apenas criar um desenho como o abaixo:
Matriz de Prioridades
Com ela você terá um melhor panorama e uma forma efetiva de priorizar tudo o que você precisa fazer. Comece com as tarefas que você julga urgente, depois vá descendo na escala de prioridade e preencha os outros quadrantes da matriz.
Não subestime o poder da matriz. Ela irá lhe dar um panorama gigantesco sobre suas tarefas e também, com o tempo, te dar a habilidade de priorizar todas as ações que você fizer de forma correta.
#03 O Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto afirma que 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Essa distribuição ocorre em todos os tipos de aspectos da vida e dos negócios, e você também pode aplicá-lo para a sua lista de tarefas.
Essa é também mais uma técnica de priorização que te ajuda a garantir uma lista produtiva. Ao atualizar a minha lista de tarefas, eu tento também atribuir um nível de importância além da categoria. Você pode tentar fazer isso da seguinte forma:
- Em uma escala de 1-10, quanto é a energia que a tarefa irá me tomar?
- Em uma escala de 1-10, qual o impacto ela irá ter no meu dia a dia?
- Em uma escala de 1-5, o que é a prioridade?
Comece com os itens da lista que requerem um mínimo de esforço, mas produzem os resultados mais positivos. Isso garante que você está se concentrando em uma menor quantidade de esforço para obter mais impacto na sua vida. Assim, você consegue trabalhar de forma inteligente e produtiva.
#04 Menos pode ser mais!
Uma tática substancial no seu dia a dia pode ser identificar 2 ou 3 tarefas mais importantes na sua lista e se concentrar em concluir aquela “missão impossível”. Todo o resto da lista de tarefas se torna secundário, o que seria bom para alcançar objetivos maiores.
Se você quiser agilizar a sua lista, você pode apagar tudo o que é menos importante, focar nas tarefas maiores e, quando terminá-las, reescrever toda ela.
Sempre irá acontecer de você encontrar obrigações durante a realização de tarefas, assim, você mantem a sua lista atualizada de acordo com o que já aconteceu durante as tarefas maiores.
Conclusão
Escrever o que você precisa fazer é interessante em diversos aspectos. Quando eu faço uma lista de tarefas, sinto que estou aliviando a minha memória de preocupações e me passa a segurança de que tenho controle sobre tudo o que tenho que fazer.
Como disse, já fiz diversas listas e muitas não deram certo. Quando passei a prestar mais atenção em “como fazer” e vê-la como algo importante para o meu dia, meu tempo ficou melhor organizado.
E ah, vale a dica: não se bombardeie com pequenos detalhes, nem “brigue” consigo quando uma lista não der certo ou quando não conseguir concluir uma tarefa. Tente descobrir quais técnicas tornam você mais produtivo.
Como você escreve sua lista de tarefas? Compartilhe nos comentários!
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