Conseguir organizar claramente todas as suas ideias quando se está elaborando um projeto não é uma tarefa simples. Existem diversos obstáculos que podem causar ruídos na comunicação entre a equipe e prejudicar que isso seja feito corretamente.
Você já enfrentou esses problemas durante a sua gestão de projetos e pessoas? Confira o nosso artigo e conheça uma importante ferramenta que surgiu para evitar que isso aconteça: os mapas mentais!
Leia o artigo para aprender:
Mas, o que é mapa mental?
Um mapa mental é basicamente um diagrama que conecta informações em torno de um tema central de forma visual. Essa técnica foi desenvolvida na década de 70 pelo escritor e consultor em educação Tony Buzan com o objetivo de ajudar as pessoas a expandirem o potencial do cérebro.
Principais características dos mapas mentais
Esta é uma excelente forma de organizar ideias claramente e otimizar a memorização de informações mais complexas. Os mapas mentais podem ser utilizados em qualquer tarefa que envolva o brainstorming ou aprendizagem de novos conceitos e hábitos. São infinitas as suas possibilidades de uso:
Como material de estudo;
Planejamento de carreira;
Adoção de hábitos mais saudáveis;
Resolução de problemas;
Gestão de projetos;
Gestão estratégica de empresas.
Apesar de ser uma metodologia extremamente flexível em relação ao processo criativo, um mind map deve seguir uma estrutura padrão:
Estrutura básica de um mapa mental
Basicamente, pode-se perceber que a representação precisa ser mais visual e com frases e palavras curtas. No centro, deve estar contida a sua ideia principal e dela ser irradiada todas as informações secundárias e complementares.
No entanto, é comum encontrarmos gestores que ainda utilizam anotações convencionais na organização de seus projetos e tarefas. Se você quer aumentar a sua performance e de toda a sua equipe, comece a usar mapas mentais!
Porque mapas mentais são melhores que notas de texto
Diversas pesquisas já confirmaram que a capacidade de memorização do ser humano é otimizada em até 65% quando determinadas informações são explicadas através da combinação de palavras e imagens. É o que mostrou a Digital Splash Media em sua animação sobre os efeitos das representações visuais na retenção de uma mensagem.
Digital Splash Media/Reprodução Youtube
Outro estudo promovido pela The Mindmapping mostrou que os executivos que utilizam softwares de mapeamento de ideias para organizar projetos e demandas diárias são mais produtivos. Os pesquisadores também descobriram que sistemas de mapas mentais podem melhorar a capacidade de aprendizagem e memorização em até 15% quando comparado às anotações convencionais.
Existem uma série de razões que justificam essa “superioridade” do mapa mental em relação às notas de texto:
É uma ferramenta que torna o processo de aprendizagem mais agradável e simples por suas possibilidades visuais;
Um mapa mental conecta ideias através de associações naturais. Isso ajuda na ampliação da capacidade criativa e facilita o preenchimento de lacunas com novas informações;
Pode oferecer uma visão geral sobre um assunto sem perder a qualidade das informações;
Os mapas mentais fogem da lógica linear de representação e se baseiam na organização de pensamentos de uma forma mais intuitiva e semelhante ao que o nosso cérebro faz naturalmente;
Essa técnica incentiva a exploração de diferentes vias criativas e facilita a geração rápida de ideias.
Eu costumo usar os mapas mentais para organizar o que abordarei nos artigos e materiais gratuitos daqui do blog. Essa técnica é bastante libertadora! Ela me ajuda a sair do famoso bloqueio criativo e evita que tópicos importantes sejam esquecidos – dessa forma que aumento minha confiança e as ideias começam a surgir por conta própria.
Esse é o mapa mental que usei na elaboração deste artigo:
Mas, qual a serventia dessa ferramenta na gestão estratégica da minha empresa? É isso que abordarei nos próximos tópicos!
Como um mapa mental pode ser útil na sua empresa
Essa é uma ferramenta extremamente versátil que pode ser aplicada em vários departamentos de uma organização. O mapa mental ajudará na criação de uma visão sistêmica do negócio e deixará determinada ideia mais clara para os seus colaboradores ou clientes.
De acordo com um artigo publicado pelo Portal Endeavor Brasil, você pode usá-la nos seguintes contextos:
1 - Rotina diária
Use um mind map para organizar as suas atividades do dia e transformar a sua lista de tarefa em algo mais colorido e fácil de ser visualizado. Coloque como ideia principal aquela demanda mais urgente e conecte-a aos passos que deverá tomar para finalizá-la.
Dica: acrescente ações necessárias para a adoção de hábitos indispensáveis ao aumento da performance e produtividade e lembre-se de incentivar o uso dessa prática entre os seus colaboradores. Esse é um importante passo para a criação de uma cultura voltada à autogestão dos processos de trabalho e autonomia na tomada de decisões.
Baixe esse infográfico e saiba como evitar as distrações no trabalho
2 - Identificação de oportunidades
Esse é um recurso que facilitará a compreensão dos assuntos essenciais para a identificação de novas oportunidades de negócio. Neste tópico, um mapa mental pode auxiliar nos processos de:
Mapear o mercado;
Analisar tendências;
Avaliar as demandas dos consumidores ou clientes;
Definir personas.
3 – Elaborar plano de negócios
Essa é uma importante ferramenta para auxiliar na elaboração de um planejamento de negócio e projetos. Afinal, qualquer informação mais complexa se tornará facilmente entendível aos membros da sua equipe.
4 - Planejamento de recursos humanos
Utilize a técnica na confecção de questões para entrevistas, no processo de escolha de atividades de treinamento team building ou nas avaliações de desempenho individuais e por departamentos.
5 - Gerenciamento de projetos
O mapa mental pode ser usado como uma representação mais visual do seu projeto aliada à Estrutura Analítica de Processos (EAP), auxiliando até o processo da Matriz de Responsabilidades. As imagens reduzem as chances de as informações não serem corretamente apreendidas pelos membros da equipe e evitam o desperdício de tempo com explicações mais detalhadas.
Como fazer mapas mentais
Construir um mapa mental é uma tarefa simples e que pode ser feita de diversas formas:
Em um aplicativo de desenho instalado no computador ou dispositivos móveis;
Com softwares ou aplicativos que permitem a criação de um mapa mental online;
Ou simplesmente com um pedaço de papel e canetas coloridas.
Mapas feitos à mão são excelentes para pequenos e simples projetos que envolvam poucas pessoas. Quanto mais complexos, recomenda-se o uso de ferramentas online que possuam a capacidade de adicionar links e anexos, incluir notas, filtro de conteúdo, usar atalhos e exportar para outros programas ou formatos.
Tony Buzan, responsável pela popularização do termo na década de 1960, cita sete passos e dicas para fazer um mapa mental de sucesso:
- Comece no centro de uma página horizontal em branco. Esse processo garante que o seu cérebro se expresse livremente e naturalmente;
- Use uma imagem para representar a sua ideia principal. Lembre-se que elas aumentam em até 6 vezes a nossa capacidade de memorização e aprendizagem;
- Use e abuse das cores para garantir vitalidade ao seu mind map;
- Conecte os ramos principais à imagem central e os secundários aos tópicos mais importantes. Isso é importante porque o seu cérebro funciona melhor através de associações;
- Permita que as ramificações fluam organicamente e em curvas;
- Use apenas uma palavra chave por linha;
- Sempre priorize a utilização de figuras para representar suas ideias.
Resumindo em um mapa mental:
Dicas para fazer o seu mapa mental/Reprodução WishPlanner
No entanto, não há nenhuma forma padrão para criar um mapa mental. É importante observar uma estrutura que funcione melhor para você e adotar um modelo que se encaixa em suas necessidades.
Outra dica é buscar referências para se inspirar na hora de fazer o seu. Recomendo a galeria Mind Map Art, que possui diversos exemplos de mapas mentais feitos à mão ou com o uso de plataformas e ferramentas online. Grande parte dos que usei para ilustrar esse artigo vieram desse site!
6 aplicativos para criar mapas mentais
1 – MindMeister
Essa é uma das ferramentas mais conhecidas para a criação de um mapa mental online. Ela possui uma versão básica gratuita que permite exportações em grandes formatos e outros planos pagos que oferecem recursos mais complexos. Outros pontos positivos da plataforma é uma seção com todos os mapas já criados e a possibilidade de usá-la através do computador ou dispositivos iOS e Android.
2 - Bubbl.us
Esse é um aplicativo perfeito para criar mapas rápidos e práticos. Ele é gratuito e possui uma interface intuitiva que permite a todos os profissionais criarem os seus mapeamentos sem a necessidade de se cadastrar.
3 – Wisemapping
O Wisemapping é ideal para elaborar mind maps e compartilhá-los com os envolvidos no projeto. Ele também permite a impressão e exportação em vários formatos.
4 – GoConqr
O GoConqr tem a mesma pegada que a nossa primeira sugestão. Eles seguem os mesmos propósitos de criação colaborativa por meio da integração de toda a equipe.
5 – Xmind
Esse software possui uma aparência mais profissional e diversas opções diferenciadas de formatação. Além disso, há templates prontos e símbolos visuais para aplicação.
6 – Coggle
Essa ferramenta prioriza a simplicidade e permite o compartilhamento e colaboração entre os envolvidos na elaboração dos mapas. Também é possível fazer o download ao finalizar a produção ou salvá-lo diretamente no Google Drive.
Conclusão
Mapas mentais são ótimos recursos para facilitar o processo de desenvolvimento dos projetos corporativos. Esse recurso garante que a sua equipe e gestores melhorem a performance e se tornem mais produtivos.
No entanto, apenas isso não promove o sucesso de um projeto. Também é importante investir na criação de um cronograma detalhado e adequado as suas necessidades. Conheça alguns segredos que irão te ajudar!
